Zo maak je een goede briefing

De koning(in) der briefings

Ben jij de koning(in) onder de briefingschrijvers? Kom bij ons werken dan: zulke talenten kunnen we goed gebruiken! Want een écht goede briefing maken? Dat komt niet op grote schaal voor. Dag in, dag uit ontvangen en maken we aan de lopende band briefings. En goed? Dat zijn ze helaas niet allemaal. Herkenbaar? Dan heb je vast & zeker iets aan onze tips.

Wat maakt een goede briefing zo goed?

Het antwoord op deze vraag is eenvoudiger dan het maken van de briefing zelf ;-). Een goede briefing:

• Is glashelder en roept geen vragen op
• Is geschreven in de juiste ‘taal’, die de ontvanger begrijpt
• Is bondig en concreet

Maar het belangrijkste: een goede briefing zorgt voor het eindresultaat die jij als opdrachtgever verwacht. Appeltje-eitje toch!

Voordat je begint

Je kunt natuurlijk lukraak beginnen met schrijven. Maar handiger is om gewoon eerst eventjes na te denken. Namelijk over het eindresultaat dat je wilt bereiken. Als voorbeeld nemen we het uitzetten van een briefing voor een nieuwe website. Nieuwe website kun je uiteraard vervangen door de opdracht die jij voor ogen hebt.

Beantwoord voor jezelf:

• Waarom wil ik [een nieuwe website]?
• Wat wil ik met [een nieuwe website] bereiken? Oftewel: wat is mijn doel?
• Met welk eindresultaat ben ik blij?
• Wat heb ik er voor over wat betreft geld, tijd en energie?
• Naar wie stuur ik deze briefing?

Deze antwoorden helpen jou – en de opdrachtnemer – enorm bij het opstellen en interpreteren van je briefing.

Onderdelen briefing

Een briefing heeft de volgende onderdelen.

Aanleiding & omschrijving opdracht

Hier noteer je wat de aanleiding van de opdracht is. Je website is bijvoorbeeld sterk verouderd en technisch niet meer te updaten. Of je krijgt reacties van potentiële werknemers dat je website niet een goede weergave is van je bedrijf. Deze aanleiding geeft namelijk direct de insteek van de opdracht weer. Goed omschreven? Door naar de omschrijving van de opdracht!

Geef een globale omschrijving van de opdracht, waar je in de volgende punten dieper op in gaat. Je bent op zoek naar een gebruiksvriendelijke, moderne website waar je de komende 2-3 jaar mee vooruit kunt. Kort gezegd: je wilt de beste website die in jouw markt te vinden is.

Doel

Wat is het doel van je website? Denk aan leadgeneratie, offerte-aanvragen of informatieverstrekking.

Doelgroep

Wat is de doelgroep van je bedrijf? Denk ook aan secundaire doelgroep(en). Wees zo specifiek mogelijk: geslacht, geografie, overige kenmerken. Heb je data voorhanden? Neem dat ook mee. Denk dan aan technologie (mobiel/desktop gebruik) en aantal webbezoeken.

Vereisten

Wat mag er absoluut niet ontbreken met betrekking tot [een nieuwe website]? Denk aan functionaliteiten of koppelingen met externe systemen.


Stijl & tone-of-voice

Heb je een huisstijlhandboek / brandbook? Lever deze dan direct mee zodat duidelijk is wat de stijl wordt. Je kunt hier ook voorbeelden meesturen van de gewenste stijl, denk aan websites die je goed vindt. Vermeld er dan ook bij wat het is dat je goedvindt. 

Wat is de tone-of-voice die jouw bedrijf hanteert? Hoe vlot benader jij je doelgroep? En zitten hier nog voorwaarden aan? Denk aan woordgebruik, u/jij en stijl.

Betrokkenen

Wie zijn betrokken bij dit project? Aan wie moet er teruggekoppeld worden in welk stadium? Kortom: wie mogen er allemaal wat van vinden? Dit is om meerdere redenen handig om te vermelden:

• Inschatten van de planning en tijdlijn. Vaak geldt; hoe meer mensen betrokken, hoe ruimer de tijdlijn.
• Communicatie: direct de juiste offertes, e-mails en vragen bij de juiste personen.
- Inplannen van meetings: niemand wordt ‘vergeten’.

Budget

Wat is het budget voor het project? Heb je geen flauw idee waar je aan moet denken. Geef dan een bedrag of range aan waar je zelf aan denkt en vermeld dat je graag advies hierover ontvangt met een duidelijke uitleg waar het budget aan wordt besteed.

Randvoorwaarden

Zijn er verder nog zaken die van belang zijn omtrent het project? Dan vermeld je dat hier. Dat kan zijn:

• We hebben een krappe deadline en willen graag weten of dit realistisch is of dat we het project in fases moeten opbreken.
• Het project gaat alleen door wanneer we subsidie ontvangen. Dit weten we op [datum]

Deadline & planning

Last but not least: wees helder over je verwachtingen qua planning. Wanneer heb je (deel)onderdelen nodig? Wat is de deadline van het eindresultaat? Vermeld hier ook direct datums van meetings die je intern al hebt vastgelegd. Zelf geen idee? Vraag hier dan om een duidelijke planning en laat dit terugkoppelen.

Nog een paar tips

Langer is niet per sé beter. Ken je zelf dat gevoel dat je een lap tekst toegestuurd krijgt en van schrik de e-mail maar weer afsluit? Exact. Maak het dus behapbaar en schrap waar nodig overbodige informatie. Verder is het fijn als je goed voor ogen hebt voor wie de briefing is. Wil je in één keer diverse afdelingen of personen briefen? Zorg dan voor aparte secties waarin je (vak)inhoudelijke informatie kwijt kunt. Immers: een tekstschrijver heeft andere input nodig dan een webdeveloper.

Appeltje-eitje dus.

Jij als koning(in) der briefings wist dit natuurlijk allemaal alláng! Voor de anderen: hanteer je deze mooie lijst aan input, dan zullen je opdrachtnemers je dankbaar zijn. Hulp nodig? Je weet ons te vinden.