(Klant)processen digitaliseren

Technologische ontwikkelingen hebben een steeds grotere invloed op organisaties

Er is geen organisatie die er aan ontkomt om zijn processen goed tegen het licht te houden en te kijken of dit (beter) geautomatiseerd kan worden. Als organisaties hierin achterblijven ontstaan er risico’s dat nieuwkomers en eventuele concurrenten de markt verstoren met innovatieve oplossingen. Dit geldt voor zowel interne processen als processen richting de klant. Intern om bijvoorbeeld repetitieve taken weg te halen, zodat personeel beter kan worden ingezet. Maar vooral ook klanten willen op elk moment hun zaken online en snel kunnen regelen.

De belangrijkste redenen om te digitaliseren

• Tijdsbesparing : Als processen geoptimaliseerd en geautomatiseerd wordt houd je tijd over om andere belangrijke zaken op te pakken.
• Kostenbesparing: Doordat processen sneller worden gedaan, is de doorlooptijd ook sneller. Er kan binnen dezelfde tijd meer worden geproduceerd of worden geleverd
• Kwaliteitsbewaking: Omdat er meer handelingen automatisch gebeuren zijn er minder fouten. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dit kun je aanzienlijk verkleinen door processen te automatiseren.
• Meer overzicht: Je kan processen digitaal goed aan elkaar koppelen. Zo kan je in één overzicht zien wat er allemaal speelt. Maar ook waar eventueel nog meer geoptimaliseerd kan worden.
• Besparing personeelskosten: Door repetitieve taken waar veel handwerk voor nodig is te automatiseren is er minder mankracht nodig. Je kan met minder mensen meer werk doen.
• Voorsprong op concurrentie: Je bedrijfspositie wordt versterkt doordat de levertijd en service die je aanbied wordt verbeterd. Door nog verder te digitaliseren en te optimaliseren wordt de voorsprong ook steeds groter.

Digitaliseren is geen doel op zich

Je moet vooral kijken naar het verbeteren en stroomlijnen van huidige processen, hierbij kan digitalisering een rol spelen. Een goed voorbeeld is het hebben van een mobiele app. Zo krijgen we vaak de vraag of wij een mobiele app willen bouwen voor een klant. Puur om het hebben van een mobiele app, maar dit verbetert niet per sé de klantervaring of het proces. Wil je de klant een betere ervaring bieden door bijvoorbeeld foto’s en informatie op te kunnen sturen op elk gewenst moment? Dan kan een mobiele app een hele goede oplossing zijn, maar een WhatsApp business account ook. Je moet dus echt kijken naar het proces wat je wil verbeteren.

Aanpak voor het digitaliseren van processen

Voor het digitaliseren van processen doen wij het volgende:

1. Onderzoek: In de onderzoeksfase brengen we de processen in kaart die gedigitaliseerd kunnen worden. Deze sorteren we op mate van impact. Denk aan de hoeveelheid tijd die hiermee gemoeid gaat of hoeveel iets kost. De stappen worden overzichtelijk in kaart gebracht. Hierbij vergeten we ook niet de omliggende partijen (leveranciers, eindklanten) mee te nemen.
2. Ontwerp: Door het maken van een gedetailleerd ontwerp met workflows, dataflows en gebruikersinteracties kan er worden gekeken hoe de processen digitaal kunnen worden geoptimaliseerd. Hierbij kunnen proof of concepts worden gemaakt door middel van een klikbaar prototype.
3. Ontwikkeling: Door het ontwerp wordt goed inzichtelijk welke systemen en software er nodig zijn. In deze fase ontwikkelen wij ook de oplossing.
4. Implementatie: Het belangrijkste onderdeel; de implementatie. Denk hierbij aan het uitrollen van de oplossing maar ook de training van werknemers of eventuele klanten. Hierbij kunnen de functionaliteiten goed worden getest.
5. Monitoring & evaluatie: Na de implementatie worden de processen door middel van monitoring in de gaten gehouden. Hierbij kunnen verbeteringen worden geïdentificeerd. Bij Wefabric vinden we het belangrijk om dit als nazorg om te zetten naar een continu proces. Denk hierbij aan continue monitoring en ontwikkeling op verbeterpunten.

Voorbeelden digitale automatisering

We zijn continu voor onze klanten digitale processen aan het optimaliseren. Hieronder hebben we een aantal voorbeelden:

Future Fuels klantportaal

Bij Future Fuels leveren ze biodiesel voor diverse bedrijven. Bestellingen gaan normaliter vaak via mail of telefoon. Om klanten beter te bedienen worden daarom bestellingen via een klantportaal afgehandeld. Daarnaast leggen we allerlei koppelingen met systemen om de processen van bestellen en facturatie zoveel mogelijk te automatiseren.

IDEAL Fastener productcatalogus

IDEAL Fastener is een producent van hoge kwaliteit ritsen en pullers voor diverse grote merken wereldwijd. Wij hebben de productcatalogus gedigitaliseerd zodat intern makkelijk naar de juiste rits of puller kan worden gezocht. Tevens is er een portaal voor de klanten waarbij zij hun eigen ritsen of pullers kunnen bekijken en bestellen.

Trainingplanning systeem

Voor een trainingsplatform die eerder de gehele planning van de trainingen, docenten en inschrijvingen van studenten via Excel deed hebben we alles naar een handig portaal gebracht. Hierbij kunnen docenten aangeven wanneer zij een training kunnen geven binnen een bepaalde periode, waarna de trainingen kunnen worden aangemaakt. Via een handige planning kan de docent zijn of haar rooster bekijken. Studenten kunnen zich daarna inschrijven en krijgen ook het lesmateriaal en eventuele andere informatie per mail binnen.

Nog benieuwd naar meer voorbeelden? Bekijk onze cases of neem contact met ons op! We denken graag met je mee!